Личная эффективность обычно зависит от привычек и способов организации работы, приобретенных в ходе профессионального опыта. Часто неприемлемые привычки затрудняют эффективное выполнение обязанностей, вызывают несчастные случаи, которые, в свою очередь, переполняют и подчеркивают.
Рис. Deposiphotos
Управление задачами и эффективное использование времени решаются Программой личной эффективности. Это набор простых методов и принципов, которые значительно улучшают управление повседневными задачами, как в профессиональной, так и в личной жизни. Это помогает повысить эффективность и комфорт работы.
Вот некоторые принципы PEP®:
- Сделайте это сразу
Просто позаботьтесь об этом сразу, особенно если бы вы потратили несколько минут на его исправление. Если это требует больше времени, и вы не можете сделать это сейчас — не откладывайте его на потом, надеясь, что это будет проще и сделает работу лучше в другое время. Отсрочка вопроса — это ненужная генерация напряжений — время идет, и «открытая» тема ждет. Сдайте вызов сразу и спланируйте выполнение обязательства на определенную дату, и когда наступит крайний срок, выполните задачу со всей согласованностью. Многие люди, которые начали использовать это правило, заметили, что время, необходимое для выполнения задачи, обычно намного короче, чем предполагалось первоначально. - Организуйте свой район
Не тратьте время на поиск одной страницы с заметками, которые умерли в глубине вашего стола. Избавьтесь от ненужных вещей и разобраться в тех, которые имеют ценность для вас — найдите для них подходящее место, разделите их, отметьте их. В «творческом беспорядке» вам также необходимо найти место для творчества. Поэтому организуйте свой стол, свой дом, чтобы все было в его логическом месте. - Выберите информацию
Анализируйте свою информацию — в календаре, ноутбуке, в почтовом ящике, на смартфоне — избавься от тех, которые не нужны. Оставьте их ценными и актуальными. Начните использовать все функции электронной почты — для фильтрации, каталогизации и автоматического удаления. Как и бумажные документы, организуйте также свои электронные письма. Продолжайте удалять менее важную информацию, читаемую на регулярной основе. Архивируйте только важные письма. Используйте каталог «Мои документы», разделите файлы в соответствии с их назначением, типом, своевременностью. Не читайте почту, когда знаете, что ничего не сделаете с полученным вами сообщением. - Уменьшить «помехи»
Согласно исследованиям, в среднем каждые 3 минуты что-то мешает нашему вниманию и отрывается от работы. Мы тратим время на ненужные перерывы, переговоры, ничего, что не вызывает вопросов и встреч. Не обманывайте себя, пишите на электронные письма или документы «оптом», а не для каждого человека и в разное время. Заблокируйте время в календаре для выполнения этих задач. Такой подход позволяет вам избавиться от 50-минутных сбоев концентрации в день. - Не позволяйте собраниям доминировать и управлять своим временем
К сожалению, большинство встреч бесконечны и вряд ли способствуют обсуждению. Не тратьте время на ненужные «переговоры» — не обсуждайте проблемы, просто смотрите на них, узнавайте их и просто решайте их. Защитите свое время. Никто другой не сделает это за вас. - Подружитесь с календарем
Вы хотите, чтобы что-то было сделано? Введите его в календарь. Если вы собираете собрания, давайте планируем и сохраняем ваши задачи. Эксперты рекомендуют работать в 90-минутных блоках, чтобы лучше сосредоточиться на выполняемых в то время обязанностях. - Разработайте систему напоминаний о том, что вам нужно сделать
Вам не нужно помнить, что в 15 часов вам нужно позвонить кому-то — не беспокойтесь, лучше напишите в календаре. Пусть хорошо организованный календарь станет вашим личным помощником. - Выполнять каждое действие только один раз
Когда вы что-то делаете, не откладывайте его — возвращаясь снова, вы потеряете время, чтобы запомнить тему. Не удваивайте свою работу.
Источник: пресс-материалы
Внимание! Вышеуказанный совет — только предложение и не может заменить визит специалиста. Помните, что в случае проблем со здоровьем важно обратиться к врачу!
